A modalidade remota de trabalho, mais conhecida como Home Office, cresceu significativamente durante e pós a pandemia do COVID-19. O Home Office já era algo em ascensão e devido a grande parte dos países, estados e cidades terem adotado a quarentena como forma de prevenção e controle da disseminação do vírus, muitas empresas aderiram ao Home Office e algumas empresas mesmo após o período de quarentena, adotaram ao Home Office de vez, tendo em vista os benefícios que o Home Office oferece, não somente em relação aos custos, mas também em relação ao aumento da produtividade de seus colaboradores.
Em decorrência disso, listamos para você 5 ferramentas de Gestão Remota, para facilitar o trabalho em Home Office e manter toda a equipe da empresa em constante contato.
Vamos conhecer um pouco dessas ferramentas então?
Trello
O Trello é uma ferramenta colaborativa que organiza projetos em quadros (boards), em que são inseridas listas de tarefas a serem seguidas individualmente ou em equipe. Cada lista recebe cartões (cards) com descrições, prazos determinados e objetivos a serem concluídos.
Os boards podem ser compartilhados com qualquer pessoa com cadastro no Trello, e é possível adicionar múltiplos usuários aos cartões. Marcar alguém em um card não só significa determinar que aquele membro da equipe está responsável pela tarefa em questão, como também faz com que todas as demais pessoas do quadro estejam cientes do que cada um está trabalhando no momento.
O Trello conta também com um sistema de etiquetas com cores. Além de ajudar a categorizar atividades, o recurso facilita a filtragem dos cartões durante buscas na plataforma. Itens urgentes podem ser sinalizados com a cor vermelha, e tarefas em andamento podem ser marcadas de amarelo, por exemplo. Ao todo são dez opções de cores, que podem adquirir diferentes significados conforme o contexto do board.
Skype
O Skype é um Software que permite que pessoas do mundo todo se comuniquem. Através do Skype é possível realizar chamadas de áudio e vídeo, envio de mensagens instantâneas através do chat, enviar e receber arquivos gratuitamente. Também é possível comprar créditos ou contratar algum plano para realizar chamadas para telefone fixo e enviar mensagens de SMS, mas para isso, é preciso contratar algum plano.
Uma das maiores vantagens do Skype é que pode ser usado no computador, celular, tablet ou até mesmo em uma TV. Devido a todas as suas vantagens, o Skype é muito utilizado entre as empresas para reuniões, compartilhamento de arquivos e conversação instantânea entre seus colaboradores e clientes.
Google Docs
O Google Docs é um pacote de aplicativos do Google, que oferece aos usuários meios de criar e editar documentos de texto, planilhas e apresentações sem a necessidade de se instalar qualquer programa em seu computador, uma vez que os aplicativos estão instalados nos servidores do Google e a comunicação entre usuário e aplicativo é através do navegador.
Com o aplicativo é possível compartilhar os arquivos com qualquer pessoa através do e-mail, dando a ela a permissão necessária de acesso, apenas para leitura ou para edição do arquivo.
Através do Google Docs fica muito mais fácil armazenar, criar e compartilhar arquivos entre toda a equipe, auxiliando muito no trabalho remoto, evitando assim que haja a necessidade de se instalar um programa no computador, celular ou tablet. Basta uma conexão com a internet e você terá acesso a todos os seus arquivos, quando e de onde estiver.
WhatsApp Business
O WhatsApp Business é uma versão do WhatsApp para ser utilizada por empresas, que possibilita a interação direta com os clientes. Através do WhatsApp Business é possível utilizar ferramentas que classificam, automatizam e respondem mensagens rapidamente.
Com essa versão do WhatsApp, as pessoas saberão que estão se comunicando com uma empresa, pois você será listado como uma conta comercial. O perfil do WhatsApp Business apresentará aos seus clientes informações úteis, tais como: descrição comercial, e-mail, endereço físico e virtual, horário de funcionamento.
Dentro do WhatsApp Business é possível também criar um catálogo de produtos, onde você pode expor seus produtos aos clientes. Através do catálogo é possível direcionar o seu cliente ao seu site para aquisição do produto, realizar a compra através de conversas pelo WhatsApp ou apenas para visualização dos produtos que sua empresa oferece.
Outra vantagem do WhatsApp Business é permitir o envio de respostas rápidas para as questões mais frequentes, além de mensagens de saudação para apresentar sua empresa e de ausência para que saibam quando você está ocupado ou fora do horário de atendimento, com o WhatsApp Business, você consegue criar listas de transmissão, onde você pode enviar mensagens, promoções, informativos a várias pessoas de forma simultânea.
Autentique
A ferramenta Autentique promete simplificar toda a gestão de contratos e assinaturas online. De um jeito super simples e totalmente integrado ao Google Workplace a Autentique permite você gerenciar seus contratos e assinaturas com seus clientes, tudo isso em um ambiente seguro e totalmente gerenciável.
Autentique opera no modo SaaS (software as a service) ou seja, através de planos e funcionalidades mensais, sua contratação é bastante simples e não requer nenhum tipo de conhecimento especifico para tal. Nós aqui na Agência Matos por exemplo, usamos a ferramenta há mais de 3 anos para gerenciar todos nossos contratos.
Ferramentas online para envio de grandes arquivos
É provável que você já tenha tentado enviar um arquivo através do seu e-mail e não foi possível pelo simples motivo de que seu e-mail não suporta arquivos de determinados tamanhos não?
Para facilitar o compartilhamento desses arquivos no trabalho remoto ou até mesmo presencial, foram desenvolvidas as ferramentas de envio de arquivos, possibilitando o envio de grandes arquivos para qualquer e-mail com segurança e qualidade, através de links de compartilhamento.
As ferramentas mais conhecidas e utilizadas para essa finalidade são: o WeTransfer, o Google Drive e o DropBox.
Enfim… o trabalho remoto ou Home Office se torna muito mais fácil, rápido e produtivo com uso dessas ferramentas. Não deixe de conhecê-las e aprimore suas tarefas e o seu tempo.
